W tracie swojej długiej historii Grupa Yokosuka elastycznie dostosowywała się do zmian na rynku nieruchomości w Tokio. Utworzenie Tokyo Synergy Office jest naszą reakcją na zmieniające się środowisko biznesowe na rynku wynajmu przestrzeni biurowej.
Kiedyś pięciopiętrowy budynek był uważany za wysoki. Dzisiaj widzimy las wysokościowców o kilkudziesięciu piętrach. Najnowsze z nich przyciągają klientów wieloma zaletami, takimi jak pięknie zaprojektowane przestrzenie wspólne, funkcjonalna i higieniczna klimatyzacja, nowoczesna instalacja wodno-kanalizacyjna, energooszczędne oświetlenie.
Biorąc pod uwagę to, że ci, którzy nadal mieszkają w miastach chcą przeprowadzić się do nowych wysokich budynków, rentowność budynków małych i średnich będzie w naturalny sposób spadać, do czego przyczynia się również pogarszający się ich stan techniczny.
Nasze firma ma już długą historię, więc posiadamy wiele takich mniejszych, „starzejących się” budynków. Aby konkurować z najnowszymi wysokościowcami musimy być gotowi na wojnę na wyniszczenie – to znaczy, albo połączyć nasze budynki z sąsiadującymi tworząc większe kompleksy, albo prowadzić wojnę cenową. Oczywiście taka wojna na wyniszczenie nie daje wiele szans na przetrwanie najbliższych pięćdziesięciu lat. Oto kilka wyzwań stawianych przez aktualne trendy rynkowe:
– Największy popyt na małe biura generują indywidualni przedsiębiorcy, którym towarzyszy jeden lub dwóch współpracowników. Większość z nich pochodzi z młodszej generacji, która uważa, że biuro nie musi być większe niż miejsce do pracy przy komputerach. Niektórzy nawet są zdania, że wystarczy numer skrzynki pocztowej jako biuro wirtualne, a pracować można w kawiarni z internetem, napojami i toaletą.
– Większość naszych budynków oferowało powierzchnię około 80 m2 na każdym piętrze. Takie biuro kosztujące nawet 250.000 JPY jest dla większości klientów albo za duże albo za małe. Za te same pieniądze mogą wynająć część (około 33 m2) przestrzeni biurowej w wysokościowcu. Uwzględniając wyposażenie i lokalizację, starsze budynki nie miały szansy konkurować z nowszymi, bardziej atrakcyjnymi wysokościowcami.
– Na 80 m2 powierzchni biurowej na każdym piętrze była tylko jedna toaleta używana przez kobiety i mężczyzn. W nowych budynkach już nie spotyka się takich „koedukacyjnych” toalet. Nasze starsze budynki stały się po prostu reliktami rynku pracy zdominowanego przez mężczyzn, nie przejmującego się potrzebami kobiet.
– Kilkuosobowa początkująca firma ma z reguły niewiele pieniędzy i niską zdolność kredytową. Nie są nawet pewni, czy ich biznes wypali. Ich niepewność rośnie, kiedy zobaczą tradycyjnie skomplikowane japońskie umowy najmu z bardzo trudnymi warunkami dla biznesmenów japońskich i zagranicznych. Na początku muszą zapłacić dużą sumę jako kaucję, opłatę dla wynajmującego (tzw. key money), depozyt gwarancyjny. Dochodzi to tego niepotrzebnie długi okres najmu. Jeśli zerwą umowę muszą zapłacić karę. A kiedy ją przedłużają muszą zapłacić za przedłużenie najmu.
– Z jednej strony rozumowano w następujący sposób: „Skoro nie można dojść do porozumienia z obcokrajowcami, którzy w nieunikniony sposób są zdezorientowani nieprzyjazną i skomplikowaną japońską praktyką w dziedzinie wynajmu lokali, to skoncentrujmy się na klientach japońskich”. Z drugiej strony utrata klientów zagranicznych to duże marnotrawstwo, biorąc pod uwagę fakt, że nasz budynek znajduje się w Hamamatsu-cho z dobrym dojazdem do lotniska Haneda. Poza tym Japonia nie będzie się rozwijać, jeśli agencje nieruchomości nie będą przyciągać do nas firm zagranicznych.
– Współdzielenie biura jest coraz bardziej popularne dzięki możliwości wymiany pomysłów z innymi przedsiębiorcami i dzięki mniejszym kosztom stałym na skutek wspólnego używania urządzeń i przestrzeni. Czasami jednak trzeba skoncentrować się na swojej pracy w pokoju. Więc wspólne biuro będzie jeszcze bardziej atrakcyjne, jeśli oprócz przestrzeni wspólnych będą obszary prywatne do pracy samemu lub na organizowanie spotkań.
– Istnieją już biura na wynajem akcentujące prywatność jako zaletę. Lecz, aby maksymalizować wpływy z czynszów wynajmujący koncentrują się na zwiększeniu liczby przypominających cele pokoików kosztem przestrzeni wspólnej. Takie biura przypominają więzienie. Zamykanie przedsiębiorców z różnymi doświadczeniami w takich celach i uniemożliwienie wymiany idei to czyste marnotrawstwo. Dla początkujących firm osobiste kontakty z innymi biznesmenami są bezcenne, dają więcej korzyści niż wszystkie sieci wirtualne w internecie.
– Deweloperzy cały czas prowadzą raczej prosty biznes na zasadzie „buduj i wynajmuj”. Prawie jak w gospodarce opartej na rolnictwie, w której rolnik sam sprzedaje swoje płody rolne. Przy nadmiernej podaży budynków taka prosta działalność prędzej czy później doprowadzi do wojny cenowej.
– Ta analiza aktualnego środowiska biznesowego i potrzeb rynku doprowadziła nas do wniosku, że aby oferować bardziej zaawansowane usługi właściciele budynków muszą przejąć inicjatywę i kompleksowo zarządzać swoimi biurami. Innymi słowy, biznes musi przejść na poziom trzeci (w Japonii mówimy nawet poziom szósty): integracja usług do tej pory oferowanych przez różnych operatorów.
Jednym ze sposobów osiągnięcia tego celu jest coraz bardziej popularne zarządzanie biurami na wynajem. Największe firmy z tej branży już działają w Japonii. My także rozważaliśmy outsourcing zarządzania wynajmem naszymi biurami. Jednak nie zdecydowaliśmy się na to, ponieważ firmy pobierają duże stawki za zarządzanie i wymagają, aby większość kosztów przeróbek wnętrza ponosił właściciel. Dodatkowo firmy zarządzające zwiększają swoje i tak duże zyski wynajmując adresy na tak zwane „biura wirtualne”.
Praktyka wynajmowania wirtualnych adresów firmie, której w danym miejscu fizycznie nie ma jest po prostu nieuczciwa, co kłóci się z naszą polityką budowy prawdziwego zaufania. Poza tym takie biura to wylęgarnie oszustw, często kontrolowane przez policję. Bez względu na to, jakie to może być rentowne, nie będziemy prowadzić wynajmu biur w sposób mogący zaszkodzić innym. To kolejny powód, dla którego nie zdecydowaliśmy się na podpisanie umowy z dużym operatorem biur na wynajem.
Ponadto outsourcing takiej działalności tworzącej dużą wartość dodaną uniemożliwia gromadzenie własnego doświadczenia i oznacza mniejsze zyski. Chcemy prowadzić działalność w nieruchomościach jeszcze przez pół wieku, więc zdecydowaliśmy podążać do przodu sami, krok po kroku, bez względu na sporadyczne wpadki.
W ten sposób powstało Tokyo Synergy Office.
Nasz obiekt składa się z części prywatnej, czyli pokoi, w których się pracuje oraz części wspólnej stymulującej wymianę informacji i doświadczeń pomiędzy użytkownikami pochodzącymi z różnych sektorów gospodarki. Są oczywiście oddzielne toalety dla kobiet i dla mężczyzn. Jak można było oczekiwać budynek wyposażony jest w najnowsze urządzenia, energooszczędne klimatyzatory, wspólną kopiarkę i bezpłatne połączenie internetowe. Bezpieczeństwo zapewniają zamki na kartę. Sprzątaniem zajmuje się specjalistyczna firma. Praktycznie od pierwszego dnia można się skoncentrować na własnym biznesie.
Nasz model usług wzorowany jest na usługach biznesowych oferowanych przez hotele. Najwyższa wygoda oferowana jest na podstawie bardzo prostej i przyjaznej dla użytkownika umowy. W przeciwieństwie do tradycyjnych umów najmów w Japonii, nie ma kaucji, opłaty dla wynajmującego (tzw. key money), opłat za przedłużenie najmu. Wypowiedzenie umowy z odpowiednim wyprzedzeniem jest bardzo proste. To rewolucyjna zmiana.
Przyznajemy, że musimy się jeszcze wiele nauczyć, rozpoczynając od faktu, że zbytnie przywiązanie do starych metod prowadzi do stagnacji. Dlatego wytyczając nowy szlak, w Tokyo Synergy Office staramy się zaoferować nową formę usług w Hamamatsu-cho, niedaleko od międzynarodowego portu lotniczego Haneda. Usługa ta przyciągnie przedsiębiorców i pionierskie firmy ze wszystkich zakątków świata.
Tatsuo Hayashi