Tokyo Synergy Office – tanie biura do wynajęcia

Marzeniem Japończyka zawsze było posiadanie kawałka ziemi. Dom często nazywano „moim domem ze snów”. W międzyczasie jednak okazało się, że budynków i działek jest nadmiar, ponieważ populacja się starzeje i rodzi się coraz mniej dzieci. Logicznym działaniem byłoby wyburzenie lub sprzedanie tych pustych budynków. Ale ludzka natura powstrzymuje właścicieli od sprzedaży ziemi i domów, które zostawili im przodkowie i które są pełne nostalgicznych wspomnień z dzieciństwa. Dlatego tak często widzimy puste domy i puste działki po wyburzonych starych budynkach

pusta działka

Takie puste działki to zwykły widok nie tylko w centrum Tokio, ale także w dzielnicach mieszkaniowych w całej Japonii.

Na zdjęciu widać, jak wyglądała pusta działka w mojej dzielnicy. Zawsze, kiedy obok niej przechodziłem czułem się nieswojo. Lecz mówiłem sobie, że to nie mnie decydować, co zrobić z ziemią należącą do kogoś innego.

W pewnym momencie jednak górę wzięło przekonanie, że jeśli jest problem to jest i szansa i zdecydowałem się coś z tym zrobić.

Uwielbiam racę w ogródku i lubię sadzić warzywa i kwiaty na werandach mojego mieszkania. Problemem jak zawsze była mała ilość miejsca – kwiaty musiałem już wieszać na ścianach werandy.

Wtedy wpadłem na pomysł: „Tej pustej, zarośniętej chwastami działki nikt nie użytkuje, ale gleba chyba jest żyzna. To idealne miejsce na ogródek warzywny, trzeba tylko je uporządkować”.

Potem poszedłem krok dalej i postawiłem się w sytuacji właściciela. Opuszczona działka, zarośnięta chwastami, pełna owadów, które irytują sąsiadów i pewnie miejsce nielegalnego wyrzucania śmieci. Usuwanie chwastów sezon w sezon dużo kosztuje, a co dopiero sprzątanie ulicy na wprost działki. Nie trzeba dużo wyobraźni, aby ułożyć listę kłopotów, jakie działka sprawia właścicielowi.

po wycięciu chwastów

Po wycięciu chwastów zobaczyliśmy zupełnie fajną działkę.

Rodzinę właściciela odszukałem za pomocą ewidencji gruntów i zaproponowałem rozwiązanie: ja będę „zarządzał” działką za darmo jako ogródkiem warzywnym i przekształcę ją w „ulubione miejsce w okolicy”.

Moja propozycja była zainspirowana zasadą japońskich kupców z regionu Omi, którzy szukali korzyści dla wszystkich, tzn. sytuacji, w której wygranym może się czuć i sprzedający, i klient i społeczeństwo, zgodnie z następującą linią rozumowania:

– Aby jakikolwiek biznes miał sens, sprzedający musi zarobić

– Klient musi być zadowolony z interesu i czuć, że na nim skorzystał

– Każdy biznes jest możliwy dzięki zaufaniu i wsparciu społeczności. Dlatego biznes musi powodować rozwój społeczności i promować jej dobrobyt.

Chociaż moja propozycja nie była biznesowa, zasada korzyści dla wszystkich, tzn. dla rodziny właściciela, użytkownika i społeczności, nadal odgrywała zasadniczą rolę w osiągnięciu porozumienia.

– Rodzina właściciela pozbędzie się kłopotu i kosztów związanych z usuwaniem chwastów. Ponieważ działka jest zawsze posprzątana i opiekuje się nią zaufana osoba, rodzina nie musi się martwić o śmieci, wywóz wyciętych chwastów, sprzątanie ulicy na przeciwko działki, itd. Co więcej, wszystko to jest robione za darmo.

– Ja jako użytkownik cieszę się z ogródka warzywnego w centrum Tokio. Oczywiście usunięcie chwastów i przekształcenie zaniedbanej działki w ogródek kosztowało dużo wysiłku. Ale dla mnie było to spełnienie marzeń. Dla niektórych utrzymywanie kawałka ziemi w porządku to tylko uciążliwy obowiązek. Lecz dla urodzonych ogrodników porządkowanie ogrodu i patrzenie jak rosną kwiaty jest tak naturalne jak oddychanie. I jest jeszcze jedna korzyść: mamy na stole własne warzywa.

– Sąsiedzi cieszą się z lepszego otoczenia. Zapuszczona, zarośnięta chwastami działka, która ich tylko irytowała przekształciła się w cieszący oko ogródek z warzywami i kwiatami. Ponieważ zobowiązałem się zarządzać działką, to ja sprzątam ulicę na wprost niej. Moje relacje z sąsiadami polepszają się także dlatego, że dzielę się tym co wyhoduję.

Teraz

Nasza córeczka chciałaby codziennie bawić się w ogródku, gonić motyle i zbierać truskawki…

Jak dotąd z ogródka warzywnego zadowoleni są wszyscy. Jednak muszę podkreślić, że wspólny interes może nie wystarczyć do stworzenia relacji, jeśli wynajmujący i użytkownik nie wierzą, że jeden jest w stosunku do drugiego uczciwy. W przeciwieństwie do formalistycznych i poważnych umów najmu, nasza transakcja jest bardziej oparta na dobrej woli rodziny właściciela, która pozwoliła mi „zarządzać” swoją działką. Jestem zdania, że użytkownicy muszą szanować emocjonalne więzi łączące właściciela z nieruchomością i zobowiązać się zwrócić ją, kiedy właściciel sobie tego zażyczy.

W moim konkretnym przypadku porozumienie na zasadzie „korzyść dla wszystkich” zostało osiągnięte głównie dzięki wspaniałomyślności rodziny właściciela, dzięki temu, że udało mi się ich przekonać, że będę sumienne zarządzał ich własnością oraz dzięki temu, że dla mnie wysiłek związany ze stworzeniem ogródka warzywnego to przyjemność a nie ciężar.

Zachęcam ambitnych ogrodników posiadających energię i poczucie odpowiedzialności, aby tworzyli własne ogródki warzywne.

To właściwie jest również cel Tokyo Synergy Office – stworzenie relacji, w której korzystają wszyscy: użytkownik, wynajmujący i społeczeństwo.

(Autor: Tatsuo Hayashi, Tokyo Synergy Office)

W tracie swojej długiej historii Grupa Yokosuka elastycznie dostosowywała się do zmian na rynku nieruchomości w Tokio. Utworzenie Tokyo Synergy Office jest naszą reakcją na zmieniające się środowisko biznesowe na rynku wynajmu przestrzeni biurowej.

Kiedyś pięciopiętrowy budynek był uważany za wysoki. Dzisiaj widzimy las wysokościowców o kilkudziesięciu piętrach. Najnowsze z nich przyciągają klientów wieloma zaletami, takimi jak pięknie zaprojektowane przestrzenie wspólne, funkcjonalna i higieniczna klimatyzacja, nowoczesna instalacja wodno-kanalizacyjna, energooszczędne oświetlenie.

Biorąc pod uwagę to, że ci, którzy nadal mieszkają w miastach chcą przeprowadzić się do nowych wysokich budynków, rentowność budynków małych i średnich będzie w naturalny sposób spadać, do czego przyczynia się również pogarszający się ich stan techniczny.

Nasze firma ma już długą historię, więc posiadamy wiele takich mniejszych, „starzejących się” budynków. Aby konkurować z najnowszymi wysokościowcami musimy być gotowi na wojnę na wyniszczenie – to znaczy, albo połączyć nasze budynki z sąsiadującymi tworząc większe kompleksy, albo prowadzić wojnę cenową. Oczywiście taka wojna na wyniszczenie nie daje wiele szans na przetrwanie najbliższych pięćdziesięciu lat. Oto kilka wyzwań stawianych przez aktualne trendy rynkowe:

– Największy popyt na małe biura generują indywidualni przedsiębiorcy, którym towarzyszy jeden lub dwóch współpracowników. Większość z nich pochodzi z młodszej generacji, która uważa, że biuro nie musi być większe niż miejsce do pracy przy komputerach. Niektórzy nawet są zdania, że wystarczy numer skrzynki pocztowej jako biuro wirtualne, a pracować można w kawiarni z internetem, napojami i toaletą.

– Większość naszych budynków oferowało powierzchnię około 80 m² na każdym piętrze. Takie biuro kosztujące nawet 250.000 JPY jest dla większości klientów albo za duże albo za małe. Za te same pieniądze mogą wynająć część (około 33 m²) przestrzeni biurowej w wysokościowcu. Uwzględniając wyposażenie i lokalizację, starsze budynki nie miały szansy konkurować z nowszymi, bardziej atrakcyjnymi wysokościowcami.

– Na 80 m² powierzchni biurowej na każdym piętrze była tylko jedna toaleta używana przez kobiety i mężczyzn. W nowych budynkach już nie spotyka się takich „koedukacyjnych” toalet. Nasze starsze budynki stały się po prostu reliktami rynku pracy zdominowanego przez mężczyzn, nie przejmującego się potrzebami kobiet.

– Kilkuosobowa początkująca firma ma z reguły niewiele pieniędzy i niską zdolność kredytową. Nie są nawet pewni, czy ich biznes wypali. Ich niepewność rośnie, kiedy zobaczą tradycyjnie skomplikowane japońskie umowy najmu z bardzo trudnymi warunkami dla biznesmenów japońskich i zagranicznych. Na początku muszą zapłacić dużą sumę jako kaucję, opłatę dla wynajmującego (tzw. key money), depozyt gwarancyjny. Dochodzi to tego niepotrzebnie długi okres najmu. Jeśli zerwą umowę muszą zapłacić karę. A kiedy ją przedłużają muszą zapłacić za przedłużenie najmu.

– Z jednej strony rozumowano w następujący sposób: „Skoro nie można dojść do porozumienia z obcokrajowcami, którzy w nieunikniony sposób są zdezorientowani nieprzyjazną i skomplikowaną japońską praktyką w dziedzinie wynajmu lokali, to skoncentrujmy się na klientach japońskich”. Z drugiej strony utrata klientów zagranicznych to duże marnotrawstwo, biorąc pod uwagę fakt, że nasz budynek znajduje się w Hamamatsu-cho z dobrym dojazdem do lotniska Haneda. Poza tym Japonia nie będzie się rozwijać, jeśli agencje nieruchomości nie będą przyciągać do nas firm zagranicznych.

– Współdzielenie biura jest coraz bardziej popularne dzięki możliwości wymiany pomysłów z innymi przedsiębiorcami i dzięki mniejszym kosztom stałym na skutek wspólnego używania urządzeń i przestrzeni. Czasami jednak trzeba skoncentrować się na swojej pracy w pokoju. Więc wspólne biuro będzie jeszcze bardziej atrakcyjne, jeśli oprócz przestrzeni wspólnych będą obszary prywatne do pracy samemu lub na organizowanie spotkań.

– Istnieją już biura na wynajem akcentujące prywatność jako zaletę. Lecz, aby maksymalizować wpływy z czynszów wynajmujący koncentrują się na zwiększeniu liczby przypominających cele pokoików kosztem przestrzeni wspólnej. Takie biura przypominają więzienie. Zamykanie przedsiębiorców z różnymi doświadczeniami w takich celach i uniemożliwienie wymiany idei to czyste marnotrawstwo. Dla początkujących firm osobiste kontakty z innymi biznesmenami są bezcenne, dają więcej korzyści niż wszystkie sieci wirtualne w internecie.

– Deweloperzy cały czas prowadzą raczej prosty biznes na zasadzie „buduj i wynajmuj”. Prawie jak w gospodarce opartej na rolnictwie, w której rolnik sam sprzedaje swoje płody rolne. Przy nadmiernej podaży budynków taka prosta działalność prędzej czy później doprowadzi do wojny cenowej.

– Ta analiza aktualnego środowiska biznesowego i potrzeb rynku doprowadziła nas do wniosku, że aby oferować bardziej zaawansowane usługi właściciele budynków muszą przejąć inicjatywę i kompleksowo zarządzać swoimi biurami. Innymi słowy, biznes musi przejść na poziom trzeci (w Japonii mówimy nawet poziom szósty): integracja usług do tej pory oferowanych przez różnych operatorów.

Jednym ze sposobów osiągnięcia tego celu jest coraz bardziej popularne zarządzanie biurami na wynajem. Największe firmy z tej branży już działają w Japonii. My także rozważaliśmy outsourcing zarządzania wynajmem naszymi biurami. Jednak nie zdecydowaliśmy się na to, ponieważ firmy pobierają duże stawki za zarządzanie i wymagają, aby większość kosztów przeróbek wnętrza ponosił właściciel. Dodatkowo firmy zarządzające zwiększają swoje i tak duże zyski wynajmując adresy na tak zwane „biura wirtualne”.

Praktyka wynajmowania wirtualnych adresów firmie, której w danym miejscu fizycznie nie ma jest po prostu nieuczciwa, co kłóci się z naszą polityką budowy prawdziwego zaufania. Poza tym takie biura to wylęgarnie oszustw, często kontrolowane przez policję. Bez względu na to, jakie to może być rentowne, nie będziemy prowadzić wynajmu biur w sposób mogący zaszkodzić innym. To kolejny powód, dla którego nie zdecydowaliśmy się na podpisanie umowy z dużym operatorem biur na wynajem.

Ponadto outsourcing takiej działalności tworzącej dużą wartość dodaną uniemożliwia gromadzenie własnego doświadczenia i oznacza mniejsze zyski. Chcemy prowadzić działalność w nieruchomościach jeszcze przez pół wieku, więc zdecydowaliśmy podążać do przodu sami, krok po kroku, bez względu na sporadyczne wpadki.

W ten sposób powstało Tokyo Synergy Office.

Nasz obiekt składa się z części prywatnej, czyli pokoi, w których się pracuje oraz części wspólnej stymulującej wymianę informacji i doświadczeń pomiędzy użytkownikami pochodzącymi z różnych sektorów gospodarki. Są oczywiście oddzielne toalety dla kobiet i dla mężczyzn. Jak można było oczekiwać budynek wyposażony jest w najnowsze urządzenia, energooszczędne klimatyzatory, wspólną kopiarkę i bezpłatne połączenie internetowe. Bezpieczeństwo zapewniają zamki na kartę. Sprzątaniem zajmuje się specjalistyczna firma. Praktycznie od pierwszego dnia można się skoncentrować na własnym biznesie.

Nasz model usług wzorowany jest na usługach biznesowych oferowanych przez hotele. Najwyższa wygoda oferowana jest na podstawie bardzo prostej i przyjaznej dla użytkownika umowy. W przeciwieństwie do tradycyjnych umów najmów w Japonii, nie ma kaucji, opłaty dla wynajmującego (tzw. key money), opłat za przedłużenie najmu. Wypowiedzenie umowy z odpowiednim wyprzedzeniem jest bardzo proste. To rewolucyjna zmiana.

Przyznajemy, że musimy się jeszcze wiele nauczyć, rozpoczynając od faktu, że zbytnie przywiązanie do starych metod prowadzi do stagnacji. Dlatego wytyczając nowy szlak, w Tokyo Synergy Office staramy się zaoferować nową formę usług w Hamamatsu-cho, niedaleko od międzynarodowego portu lotniczego Haneda. Usługa ta przyciągnie przedsiębiorców i pionierskie firmy ze wszystkich zakątków świata.

Tatsuo Hayashi

Niektórzy właściciele mieszkań i biur w centrum Tokio narzekają, że sumy otrzymywane przez nich jako czynsz nie rosną mimo, że statystki pokazują wzrost aktualnych stawek. Rzeczywiście, statystyki mogą pokazywać, że czynsze za mieszkania i biura w niektórych częściach centrum Tokio rosną, ale czynsze w starszych budynkach stale spadają. Nic dziwnego, że niektórzy właściciele nieruchomości są rozczarowani.

Stan techniczny starszych budynków z każdym rokiem się pogarsza, ale ich właściciele ciągle odwołują się do danych statystycznych dotyczących rynku jako całości, w którym jeden po drugim powstają nowe budynki. Ten błąd najlepiej tłumaczy rozczarowanie właścicieli nierosnącymi wpływami z czynszów.

Starzejące się niewielkie i średniej wielkości budynki nie wytrzymują konkurencji z rosnącymi jak grzyby po deszczu nowymi apartamentowcami i biurowcami. Zbudowane klika dziesięcioleci temu, nie są tak nowoczesne i nie mogą porównywać się z nowszymi budynkami. Postęp technologiczny w ostatnim czasie zrobił swoje.

Na przykład w nowych budynkach washlety (bydet elektryczny) montuje się już standardowo. Instaluje się suszarki w łazienkach, a podłogi schną szybciej. Zintegrowane kuchnie często wyposażone są w młynki do odpadów. Koszty energii elektrycznej można obniżyć stosując wysokowydajne i energooszczędne klimatyzatory, oświetlenie LED, świetlówki lub energooszczędne żarówki. Inne subtelne zmiany to wideodomofony, lepsza izolacja akustyczna ścian i stropów oraz tapety neutralizujące zapachy.

Takie urządzenia kosztują, wiec naturalną koleją rzeczy czynsze w nowych budynkach utrzymują się na wysokim poziomie, nawet w czasach zastoju gospodarczego.

Bardzo porównywalna jakość przeznaczonych na wynajem budynków w przeszłości może usprawiedliwiać popularną praktykę właścicieli nieruchomości polegającą na stawianiu znaku równości pomiędzy oczekiwanym przez nich poziomem czynszu a średnim czynszem w okolicy. Ale, pomijając kwestę lokalizacji, budynki dzisiaj mają zupełnie inne wyposażenie i funkcje. Cena zależy od takich różnic. Z tego powodu oczekiwanie, że czynsz pójdzie w górę, ponieważ średnia rośnie jest w najlepszym razie naciągane.

Co istotne, statystyki można tworzyć na wiele sposobów i każdy z nich da inne wyniki.

Niektóre statystyki oparte są na badaniach wielu budynków, inne tylko na danych dotyczących stosunkowo nowych nieruchomości, lub tylko na danych dotyczących budynków powyżej pewnej skali. Wyrażenie „aktualna stawka czynszu” może mieć diametralnie różne znaczenia. Trendy łatwo jest mylnie zinterpretować, jeśli nie uwzględni się jakie dane są zbierane i jak są przetwarzane.

(Autor: Tatsuo Hayashi, Tokyo Synergy Office)